Gerenciamento de Riscos com ChatGPT

As etapas do Gerenciamento de Riscos produzem alguns artefatos que serão o ponto central deste artigo a fim de validar a qualidade das informações geradas pelo ChatGPT nestes documentos. Desta maneira, iremos solicitar que o ChatGPT crie estes documentos com base em um contexto de projeto e um cronograma que passaremos diretamente ao prompt de nosso copiloto, o ChatGPT.😊

Etapas do Gerenciamento de Riscos

Com base nas práticas do PMI, o Gerenciamento de Riscos possui um ciclo de vida com processos interconectados destinados à identificação, análise, planejamento e gerenciamento dos riscos de todo o projeto. Esses processos fornecem um plano de trabalho abrangente para gerenciar riscos de forma proativa, mitigar ameaças e explorar oportunidades.

Estas etapas do Gerenciamento de Riscos produzem alguns artefatos que serão o ponto central deste artigo a fim de validar a qualidade das informações geradas pelo ChatGPT nestes documentos. Desta maneira, iremos solicitar que o ChatGPT crie estes documentos com base em um contexto de projeto e um cronograma que passaremos diretamente ao prompt de nosso copiloto, o ChatGPT.😊

Mas antes vamos recordar um pouco sobre as 5 etapas presentes no ciclo de vida do Gerenciamento de Riscos:

Identificação de riscos: Neste estágio inicial, a equipe do projeto e as partes interessadas identificam e documentam os riscos potenciais que podem afetar o sucesso global do projeto. Isso inclui tanto ameaças que podem impedir a realização dos objetivos, quanto as oportunidades que podem beneficiar os negócios. O artefato principal da fase de identificação de riscos no gerenciamento de projetos é a "Lista de Riscos" ou "Registro de Riscos"

Análise de riscos: Uma vez identificados, os riscos são analisados para determinar sua probabilidade e impacto no projeto. Nesta etapa, os riscos são priorizados com base em sua importância e informações relevantes são obtidas para decisões de gerenciamento apropriadas. O artefato principal da fase de Análise de Riscos no gerenciamento de projetos é a "Matriz de Probabilidade e Impacto"

Plano de Resposta ao Risco: Com base na avaliação do risco, o próximo passo é desenvolver estratégias para reduzir, modificar, aceitar ou evitar o risco. Isso inclui o desenvolvimento de planos específicos para lidar com quaisquer riscos ou aproveitar as oportunidades identificadas. O Plano de Resposta ao risco é um dos principais artefatos no Gerenciamento de Riscos.

Implementação da Resposta ao Risco: Nesta fase, as estratégias de resposta ao risco são implementadas, levando em consideração, inclusive, a implementação de estratégias de mitigação, a transferência de riscos ou a preparação/planejamento para lidar com riscos à medida que eles surgem.

Monitoramento e controle de riscos: os riscos são continuamente monitorados e revisados ao longo do projeto para garantir que as estratégias de resposta estejam funcionando conforme o planejado. Novos riscos podem surgir e as circunstâncias podem mudar, exigindo ajustes nas estratégias de gerenciamento de riscos.

Quais os Documentos gerados no Gerenciamento de Riscos ?

RBS (Risk Breakdown Structure) ou Estrutura Analítica de Riscos (EAR):
A RBS, ou Estrutura Analítica de Riscos (EAR), ajuda a equipe do projeto a organizar e categorizar os riscos identificados. Assim como a Estrutura Analística do Projeto (EAP) divide um projeto em tarefas e sub-tarefas, a RBS organiza os riscos em categorias hierárquicas, facilitando a compreensão e o gerenciamento.

A RBS pode ser visualizada como uma árvore em que o nível superior representa categorias de riscos em um alcance macro, e os níveis inferiores detalham os riscos de maneira mais específica. Isso permite que os riscos sejam agrupados de acordo com suas características e áreas de impacto, o que facilita a priorização, a análise e o desenvolvimento de estratégias de resposta específicas para cada categoria de risco.

SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats):
O SWOT é uma ferramenta de análise estratégica amplamente utilizada para avaliar a posição competitiva de uma organização, projeto ou ideia. Essa ferramenta envolve a identificação de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Forças (Strengths): São os pontos fortes internos da organização ou projeto. Eles representam o que a organização faz bem, suas vantagens competitivas e recursos valiosos.

Fraquezas (Weaknesses): São os pontos fracos internos da organização ou projeto. Eles representam áreas que precisam de melhoria ou correção, e podem incluir falta de recursos, gap de habilidades, entre outros fatores.

Oportunidades (Opportunities): São fatores favoráveis que a organização ou projeto pode aproveitar. São situações ou tendências do ambiente ou projeto que podem criar vantagens ou novas possibilidades.

Ameaças (Threats): São fatores desfavoráveis e que podem impactar negativamente a organização ou projeto. São riscos potenciais que podem surgir.

A análise SWOT ajuda a obter uma visão abrangente da situação, permitindo que as organizações e projetos explorem suas forças, abordem suas fraquezas, aproveitem as oportunidades e mitiguem ameaças. É uma ferramenta versátil que pode ser usada tanto no planejamento estratégico quanto no gerenciamento de riscos.

Registro de Riscos (Lista de Riscos): Documento que lista todos os riscos identificados, incluindo descrição, causas, consequências, probabilidade, impacto e outras informações relevantes.

Matriz de Probabilidade e Impacto (Matriz de Riscos): Uma matriz que combina a avaliação de probabilidade e impacto de cada risco, permitindo a priorização e a seleção de riscos para ações de gerenciamento.

Plano de Resposta a Riscos: Documento que descreve as estratégias de resposta a cada risco identificado, detalhando as ações específicas, responsabilidades, cronograma e orçamento associados a cada estratégia.

Registro de Riscos Atualizado: À medida que o projeto avança, o registro de riscos é atualizado com novos riscos identificados, mudanças nas avaliações de probabilidade/impacto e atualizações nas estratégias de resposta.

Registro de Mudanças: Registra as mudanças feitas nas estratégias de resposta ou nas avaliações de riscos durante o projeto.

Relatório de Riscos: Documento que resume o status geral dos riscos do projeto, incluindo as ações em andamento, os riscos mitigados e as tendências observadas.

Plano de Contingência: Documento que descreve as ações a serem tomadas se um risco específico se materializar, detalhando como o projeto se adaptará para lidar com a situação.

Registro de Lições Aprendidas: À medida que o projeto avança, o registro de lições aprendidas receberá informações sobre como os riscos foram gerenciados e quais estratégias foram eficazes ou não.

Relatório de Performance de Riscos: Um relatório que acompanha o desempenho das estratégias de resposta ao longo do projeto, avaliando se as ações tomadas foram bem-sucedidas na mitigação dos riscos.

Registro de Riscos Residuais: Após a implementação das estratégias de resposta, o registro de riscos pode ser atualizado para refletir os riscos residuais que permanecem após a aplicação das ações de resposta.

Para nosso exemplo sobre geração de artefatos do Gerenciamento de Riscos a partir do ChatGPT, solicitaremos a criação dos seguintes documentos:

1. Registro de Riscos
2. Risk Breakdown Structure / Estrutura Analítica de Riscos
3. Matriz de probabilidade / Impacto
4. SWOT

Como criar contexto no ChatGPT ?

Um ponto importante ao utilizar o prompt do ChatGPT é colocar a IA em contexto sobre o que necessitamos de fato. Para isso é importante enviar informações ao ChatGPT que garantam que seja mantida a coerência entre as solicitações e o assunto central, além, claro, da necessidade de envio de alguns dados s serem levados em consideração na análise e identificação de riscos.

Além disso, é importante contextualizar o ChatGPT sobre qual será a base para identificação dos riscos, em nosso caso o cronograma do Projeto. Este será o insumo, o INPUT, para identificação dos riscos e geração dos artefatos.

Por exemplo, informar que o cliente vinculado ao projeto é uma entidade governamental faz com que o ChatGPT estabeleça um contexto de identificação de riscos que leva em consideração, inclusive, que as mudanças políticas podem influenciar nos requerimentos do projeto.

Definindo nossa necessidade e criando contexto sobre o Projeto (Em verde o que será informado ao ChatGPT através do prompt):

A resposta do ChatGPT, além da confirmação, vem acompanhada de uma breve descrição das fases vinculadas ao Gerenciamento de Riscos.

Agora contextualizaremos o ChatGPT com as informações do Projeto e a maneira como iremos gerenciá-lo desde um ponto de vista técnico:

O ChatGPT responde com algumas considerações bastante interessantes👌. Observe que o ChatGPT já se mostra contextualizado por levar em consideração questões de Interoperabilidade (informação obtida através dos dados que enviamos ao ChatGPT sobre a utilização da solução por outros softwares integrados à Plataforma). Além disso, o ChatGPT também leva em consideração aspectos legais e riscos inerentes ao trabalhar com clientes da esfera pública.

Mesmo que o ChatGPT já esteja em contexto, vamos validar se o mesmo mantém a coerência entre as perguntas e o assunto principal. Iremos validar as informações enviadas anteriormente.

Confirmado que o ChatGPT encontra-se contextualizado😊. As perguntas tiveram coerência com as informações do projeto. Observe que em nenhum momento informamos o nome do Projeto, o ChatGPT identificou a ausência desta informação.

Utilizando cronograma do projeto para Identificação de Riscos a partir do ChatGPT

Iremos utilizar nosso cronograma ⏳ de exemplo como input para Identificação de Riscos. Será baseada na Identificação de Riscos nas atividades do cronograma ( e suas depedências e prazos ) que o ChatGPT irá nos apoiar na criação dos artefatos de Gerenciamento de Risco.

O primeiro passo é converter nosso cronograma desenvolvido no MS-Project para um arquivos do tipo CSV 📃 . É possível Exportar diretamente do Project ou copiar e colar no seu gerenciador de planilhas e salvar como CSV com delimitador ";" ou ",".

Cronograma Project:

Arquivo CSV:

Agora iremos contextualizar o ChatGPT sobre os dados que serão inseridos no prompt para que ele interprete como sendo um cronograma, inclusive informando sobre características do arquivo, por exemplo, a primeira linha se refere às colunas, além disso o formato de saída de resposta que nós gostaríamos de obter, neste caso, como tabela.

O ChatGPT responde que está à espera das linhas relacionadas às atividades.

É hora então de enviar o input para Identificação de riscos pelo ChatGPT. Arquivo .CSV a ser colado no Prompt:

🤖 Modo da Tarefa;Nome da Tarefa;Duração;Início;Término;Predecessoras;Nomes dos recursosAgendada Automaticamente;Implementação de Gestor Documental ;141 dias?;Seg 07/08/23;Seg 19/02/24;;Agendada Automaticamente; Marco - Assinatura de Contrato ;0 dias;Seg 07/08/23;Seg 07/08/23;;ClienteAgendada Automaticamente; Desenho da Arquitetura da solução;5 dias;Qua 09/08/23;Ter 15/08/23;2TI+2 dias;EmpresaAgendada Automaticamente; Revisão da Arquitetura pelo Cliente;5 dias;Qua 16/08/23;Ter 22/08/23;3;ClienteAgendada Automaticamente; Marco - Aprovação da Arquitetura pelo cliente;0 dias;Ter 22/08/23;Ter 22/08/23;4;ClienteAgendada Automaticamente; Criação do Desenvolvimento do Documento de Requerimentos;10 dias;Sex 25/08/23;Qui 07/09/23;5TI+2 dias;"Empresa;Cliente"Agendada Automaticamente; Marco - Aprovação de Documento de Requerimentos ;0 dias;Qui 07/09/23;Qui 07/09/23;6;ClienteAgendada Automaticamente; Desenvolvimento da Solução;60 dias;Sex 08/09/23;Qui 30/11/23;7;EmpresaAgendada Automaticamente; Apresentação da Versão DEMO;2 dias;Sex 01/12/23;Seg 04/12/23;8;"Empresa;Cliente"Agendada Automaticamente; Ajustes na Solução ;15 dias;Ter 05/12/23;Seg 25/12/23;9;EmpresaAgendada Automaticamente; Apresentação de Versão Funcional;2 dias;Ter 26/12/23;Qua 27/12/23;10;"Empresa;Cliente"Agendada Automaticamente; Testes Funcionais / Exploratórios / Controle de Qualidade;10 dias;Qui 28/12/23;Qua 10/01/24;11;"Empresa;Cliente"Agendada Automaticamente; Rampup Pré-Produção;15 dias;Qui 11/01/24;Qua 31/01/24;12;"Empresa;Cliente"Agendada Automaticamente; Ajustes e Correções;15 dias;Qui 11/01/24;Qua 31/01/24;13II;EmpresaAgendada Automaticamente; Marco - Aceitação em Pre-Produção;0 dias;Qua 07/02/24;Qua 07/02/24;14TI+5 dias;EmpresaAgendada Automaticamente; Implementação em ambiente de Produção;5 dias;Qui 08/02/24;Qua 14/02/24;15;EmpresaAgendada Automaticamente; Testes de aceitação definitiva;3 dias;Qui 15/02/24;Seg 19/02/24;16;"Empresa;Cliente"Agendada Automaticamente; Marco - Aceitação Definitiva;0 dias;Seg 19/02/24;Seg 19/02/24;17;Cliente

O ChatGPT formata a saída como solicitamos, levando em consideração o título da coluna e apresentando como tabela, exatamente como estava sendo exibido no MS-Project:

E por fim vamos solicitar que o ChatGPT realize as atividades vinculadas à Gestão de Riscos levando em consideração o contexto do projeto informado e as atividades relacionadas ao Projeto.

Artefatos criados pelo ChatGPT

1. Registro de Riscos

2. Risk Breakdown Structure

3. Matriz de probabilidade / Impacto

4. Swot

Conclusão

✔ O ChatGPT se mostrou eficiente em auxiliar no gerenciamento de riscos que podem afetar o sucesso do projeto, assim como se mostrou também eficiente na composição de artefatos oriundos das etapas do Gerenciamento de Riscos.

💡 Um ponto a se tomar em consideração é que os riscos relacionados às dependências externas são melhor identificados quando as atividades predecessoras não possuem um formato de atraso, como TI ( término Início ) ou II ( Início Início ). Ou seja, quando possuem apenas o ID da tarefa como predecessora e nenhuma outra formatação adicional ao campo.

🤔 Além disso, é extremamente importante tomar em consideração o cuidado com o que se compartilha no prompt do ChatGPT, principalmente sobre a utilização de dados com propriedade intelectual ou industrial definida e reservada. Por ser uma ferramenta aberta, os contextos de modelo de aprendizagem de máquina podem levar em consideração para novas interações, as informações atualmente compartilhadas.

🎉 Foram identificados 15 riscos potenciais, abrangendo áreas como tecnologia, regulamentações, recursos humanos e comunicação. Esses riscos foram documentados em um Registro de Riscos, organizados em uma Risk Breakdown Structure e avaliados em uma Matriz de Probabilidade e Impacto. Além disso, um SWOT foi elaborado para avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças associadas ao projeto.

Em um contexto geral, o ChatGPT pode ser utilizado como uma ferramenta de apoio à gestão de riscos e complemento às abordagens geralmente utilizadas por PMs para estas atividades, ainda assim, conhecimento sobre o que se produziu no ChatGPT é imprescindível ao PM, inclusive, para uma comunicação clara no seguimento da gestão de risco com as partes interessadas.