Gerenciar projetos oriundos de licitações é um trabalho bastante difícil devido à natureza complexa da maioria dos objetos de contrato. O problema é intensificado quando se trata de Grandes Plataformas Tecnológicas que envolvem software proprietário customizado de acordo às demandas do cliente, grande quantidade de licenças e Hardware envolvido nas entregas.
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Pré-projeto, entregáveis e licitações
Gerenciar projetos oriundos de licitações é um trabalho bastante difícil devido à natureza complexa da maioria dos objetos de contrato. O problema é intensificado quando se trata de Grandes Plataformas Tecnológicas que envolvem software proprietário customizado de acordo às demandas do cliente, grande quantidade de licenças e Hardware envolvido nas entregas.
Grande parte do problema está na tentativa de compatibilização de preços pelos fornecedores, desconsiderando o quão aberto, às vezes, estão os requerimentos para customização, ou ainda, as demandas internas e mandatórias que são "auxiliares" aos entregáveis principais. Além do desconhecimento da quantidade de trabalho e skills que serão necessários para gerenciar o legado da solução anterior e migrá-la à nova solução ofertada.
Este tipo de trabalho, por vezes, é desconhecido durante a fase de elegibilidade e escolha do fornecedor, seja pela falta de tempo para abordar o tema em profundidade, seja pelo desconhecimento do próprio cliente ou até mesmo desconhecimento do trabalho em curso na antiga plataforma durante a execução do projeto.
Um exemplo: Muitas vezes não está contemplada nos editais e termos de referência, a necessidade que o cliente possui de acessar dados com propósito de auditoria das transações do antigo sistema e que, por incompatibilidade com a nova plataforma ou por não contemplar no alcance inicialmente, não é possível que tal recurso seja provido nativamente na nova plataforma adquirida, demandando trabalho adicional não previsto.
Outro exemplo: Em se tratando de um cliente relacionado com partes interessadas de caráter diplomático ou instituições que consomem serviços deste cliente ( geralmente possuem operação independente do cliente), durante a migração à outra plataforma, recursos e horas excepcionais talvez sejam demandados para controlar as transações que estão na fila de Work in Progress em função da nova plataforma, como uma migração dessas solicitações à nova plataforma ou, no pior dos casos, a manutenção do sistema anterior em paralelo para dar vazão a estas solicitudes.
Estes exemplos mostram que alguns desvios podem ocorrer no transcurso do projeto devido falta de previsibilidade sobre pontos que, de fato, não são levados em consideração na fase de composição de preço. O que é justificável pelo tempo empregado e a dinâmica de ajustes de preço, entretanto, é possível que os impactos destes desvios seja minimizado.
Há empresas que preferem, e acho que é o mais adequado, criar projetos relacionados às oportunidades comerciais. Planejamentos são realizados para composição da oportunidade, criação de preços, definições macro para os objetos de contrato e uma supervisão contínua que favorece melhoras nestes microprojetos e seus respectivos processos.
Tudo isso no alcance de um projeto dedicado à oportunidade comercial, que é concluído junto à conclusão do processo licitatório, quando dá lugar ao projeto de fato. Muitas vezes este projeto para composição de preço da licitação, oportunidade, se converte em procedimentos do departamento.
Outras empresas tratam o período de criação de oportunidade comercial como uma fase Pré-projeto, uma fase que em teoria compõe um projeto estabelecido. O que pode não ser aplicável para uma licitação que não se ganhou.
Por que conhecer os Entregáveis o mais cedo possível ?
Para qualquer cenário mencionado acima, há como mitigar os desvios se organizarmos as informações de entregáveis do projeto de uma maneira que sirva tanto para quem compõe os preços, como para que irá gerir o projeto de fato em caso que se vença a licitação.
Uma preparação preliminar de uma Matriz de Entregáveis dará aos arquitetos de solução subsídios para munir o departamento Comercial e Pré-vendas com melhores informação a levarem em consideração na composição dos preços ofertados. Na maioria das vezes este trabalho é realizado em conjunto entre Comercial e Pré-vendas.
Envolver alguém de projetos para compor uma Matriz de entregáveis com a lista e classificação de entregáveis presentes nos termos de referência de licitações traz dois grandes benefícios: 1 - Acurácia no desenvolvimento dos preços e 2 - Planejamento adiantado do projeto a ser efetivado, caso ganhem a licitação.
O que é uma Matriz de Entregáveis ?
Uma matriz de entregáveis de projeto é uma ferramenta que ajuda a gerenciar os itens que devem ser entregues durante o ciclo de vida de um projeto. Ela é geralmente organizada em forma de tabela, em que cada linha representa um entregável específico e as colunas podem incluir informações como o nome do entregável, o responsável por entregá-lo, a data de entrega prevista e a data de entrega real. Veremos mais adiante alguns exemplos de campos para a Matriz.
Aqui está um exemplo de uma matriz de entregáveis de projeto para um projeto:
Essa matriz de entregáveis pode ser usada para acompanhar o progresso do projeto e garantir que os entregáveis estejam sendo entregues de acordo com o cronograma previsto, para projetos em execução. Também pode ser útil para identificar atrasos ou problemas no caminho e tomar medidas para resolvê-los.
A Matriz de Entregáveis nos dá subsídios aos Arquitetos ou especialistas em determinados assuntos a analisar de fato as demandas a serem levadas em consideração para execução do contrato e composição de preços por pré-venda e/ou comercial. Além de, de antemão, promover uma organização e planejamento prévio das demandas do possível novo contrato.
Quando se cria uma Matriz de Entregáveis ?
A matriz de entregáveis geralmente é criada durante a fase de planejamento do ciclo de vida de um projeto. Nesta fase, o time de projeto define o que deve ser entregue durante o projeto e quando esses entregáveis devem ser entregues. A matriz de entregáveis é uma ferramenta útil para ajudar a organizar e gerenciar essas informações de maneira clara e concisa.
Além disso, a matriz de entregáveis pode ser atualizada e modificada à medida que o projeto avança e novas informações são adquiridas. Por exemplo, pode ser necessário adicionar novos entregáveis à matriz ou alterar as datas de entrega previstas conforme o projeto progride.
E, por isso, abordamos aqui a possibilidade da Matriz de Entregáveis ser criada, em sua versão inicial, em período pré-projeto, a fim de ajudar e viabilizar um nível maior de assertividades relacionado a preços, recursos e principalmente riscos, já que o preço do contingenciamento de riscos fará parte do preço de oferta do fornecedor ao cliente para lances em licitações.
Em resumo, a matriz de entregáveis é uma ferramenta importante para ajudar a gerenciar os entregáveis de um projeto e deve ser criada e atualizada ao longo do ciclo de vida do projeto. Essa abordagem é interessante não apenas quanto ao conteúdo da Matriz de Entregáveis, mas também ao formato. Alguns campos não são necessários ou não se conhecem em fases preliminares do projeto.
Por exemplo, a expectativa do cliente quanto à maneira como se receberá o entregável só será conhecida após o entendimento das expectativas das partes interessadas e talvez não esteja claro ou não há maneiras de se obter a informação na fase de pré-projeto ou em um projeto para oportunidade comercial. Pelo menos não diretamente.
Por isso, ter uma abordagem Rolling Wave Plan ou Incremental é importante para que ganhemos tempo na coleta de informações que de fato servirão para composição de preços ou previsibilidade sobre riscos e exceções, que também demandam vinculação de recursos ( de trabalho ou financeiros), como valores de contingenciamento de Riscos ou horas de trabalho adicionais para desenvolvimento.
O que é a fase de Pré-projeto ?
Apesar de, rotineiramente, começarmos a criar a Matriz de Entregáveis na fase de Planejamento no ciclo de vida do projeto, estimamos a necessidade de, a fim de aumentar a assertividade de preços e proporcionar uma melhor previsibilidade do projeto que estar por vir, iniciar o seu desenvolvimento já na fase de Pré-projeto.
A fase pré-projeto é a primeira fase do ciclo de vida de um projeto e é caracterizada pela avaliação inicial do projeto, que pode incluir a definição dos objetivos e requisitos do projeto, a análise do viabilidade e o planejamento geral do projeto.
Em se tratando de licitações, e no alcance abordado neste artigo, pode-se nem haver um projeto consolidado a ser executado posteriormente, para o caso de se estar trabalhando em apoio à oferta a ser apresentada para uma licitação. Entretanto, conforme mencionado, pode-se também gerenciar a proposta para uma licitação através de um projeto exclusivo para a oportunidade comercial.
Durante a fase pré-projeto, o time de projeto deve realizar uma série de atividades para preparar o terreno para o início do projeto. Isso pode incluir a identificação de possíveis problemas ou riscos que possam afetar o projeto, bem como a definição das metas e objetivos do projeto e a definição dos requisitos do projeto.
Outras atividades comuns durante a fase pré-projeto incluem a criação de um plano geral de projeto, a definição do orçamento e do cronograma do projeto e a definição do escopo do projeto. Também é importante estabelecer uma equipe de projeto e definir as responsabilidades de cada membro durante essa fase.
A fase pré-projeto é crucial para o sucesso do projeto, pois fornece uma base sólida para o resto do ciclo de vida do projeto. É durante essa fase que os problemas e desafios são identificados e resolvidos, o que pode ajudar a evitar atrasos ou problemas mais tarde no projeto.
Campos da Matriz de Entregáveis
Ao definirmos os campos que farão parte da matriz de entregáveis, devemos levar em consideração a fase do projeto em que se está criado a Matriz. Como mencionado anteriormente, uma versão inicial e aplicável às demandas do departamento comercial e pré-vendas levaria em conta os campos que de fato ajudarão a definir bem o alcance do projeto a ser cotizado.
Campos de controle, como Status de entregável e data de entrega, dependência farão mais sentido para o projeto estabelecido. Até então, os entregáveis servem, no contexto que estamos abordando aqui, como norteadores de alcance e um refinamento mais assertivo dos preços do projeto. Alguns exemplos de campos a serem levado em consideração em uma Matriz de entregáveis:
- Nome do entregável: descreve o item que precisa ser entregue.
- Data de início: data em que o trabalho no entregável deve começar.
- Data de término: data em que o trabalho no entregável deve ser concluído.
- Responsável: pessoa ou equipe responsável por realizar o trabalho no entregável.
- Status: indica o progresso atual do trabalho no entregável (por exemplo, "em andamento", "concluído").
- Dependências: outros entregáveis ou tarefas que precisam ser concluídos antes que o trabalho no entregável atual possa ser iniciado.
- Riscos: possíveis problemas ou obstáculos que podem afetar o progresso do entregável.
- Tipo de entregável: É um item do tipo Objeto do contrato ou um documento ? Exemplo: Desenvolvimento de Interface para interoperabilidade é um Objeto de contrato, um entregável a ser cumprido. Documento de Testes Unitários é um documento a ser disponibilizado.
- Referência: Vinculação com artigo ou item do termo de referência ou edital que faz referência ao entregável.
- Documento de Referência: Documento ao qual é mencionado o Entregável.
Estes são apenas alguns exemplos de campos que podem ser incluídos em uma matriz de entregáveis. A exata estrutura da matriz dependerá da natureza do projeto e das necessidades de gerenciamento do projeto, além da fase. Muitos campos serão seguidos apenas no transcurso do projeto. Quando de fato existir o projeto.
