Série Planejando Tudo! Capítulo 3: O Que Pode Dar Errado na Reforma de uma Cozinha ?

Reformar uma cozinha é um dos projetos mais complicados que alguém pode encarar em casa. É um espaço central na vida de qualquer família, e qualquer interrupção pode causar grande desconforto. Mas, como em qualquer projeto, há muitos riscos envolvidos. Este capítulo vai mostrar como identificar, entender e lidar com esses riscos, usando algumas ideias básicas de gestão de projetos. Um ponto chave deste artigo e, também, do Gerenciamento de Riscos são as ações para minimizar o impacto destes riscos, em nosso caso, na obra de reforma da cozinha.

Uma pequena pausa, esse e outros artigos compõem a série Planejando Tudo! em que abordo princípios do gerenciamento de projetos aplicados ao nosso dia a dia e que podem nos ajudar a tomar melhores decisões, nos preparar melhor para imprevistos e, claro, economizar tempo e dinheiro. Se quer saber mais sobre a série, clique aqui.

Uma História Real

Logo depois de nos casarmos, minha esposa e eu finalmente nos mudamos para a casa que tanto queríamos, aquela que estávamos "namorando" há um bom tempo. Estávamos tão empolgados para fechar o negócio e morar lá que já fazíamos planos de reforma na “fase das ideias”, mesmo antes de termos as chaves na mão.

Quando finalmente conseguimos fechar o negócio, partimos para a ação e começamos uma reforma na cozinha, que era a prioridade número um para ela. (Claro, se tivéssemos começado pela churrasqueira, talvez as coisas tivessem sido diferentes... mas enfim!)

Decidimos dividir a reforma da cozinha em duas fases, principalmente para não estourar nosso orçamento e tentar manter o fluxo de caixa sob controle. A primeira fase seria a parte estrutural: tirar os armários antigos, construir uma bancada e aumentar a cozinha em 70 cm. A segunda fase seria mais voltada para os móveis planejados, como armários e outros detalhes.

Estimamos que gastaríamos cerca de R$ 20.000,00 para as duas fases, incluindo materiais e serviços. Mas, sinceramente, não pensamos em reservar dinheiro extra para os imprevistos que qualquer pedreiro ou arquiteto experiente sabe que podem acontecer. E, pior ainda, não pensamos em reservar nada para problemas inesperados.

A primeira surpresa veio logo de cara, quando começamos a remover alguns armários para ampliar a cozinha. Acabamos danificando um tubo, porque a planta hidráulica da casa não batia com a estrutura atual. A planta original ainda era da casa antes da reforma anterior, então já viu...

O encanamento não só foi danificado, mas também, por ser de um material super antigo e incompatível com o que é vendido hoje em dia, tivemos que trocar não só o trecho danificado, mas cerca de 6 metros de cano ao longo de toda uma parede. Os custos começaram a disparar, não só pela necessidade de comprar materiais extras, mas também porque agora tínhamos que quebrar e consertar toda a parede. Só nessa brincadeira, foram R$ 1.260,00 a mais no orçamento.

Esse é um exemplo clássico do que acontece quando não gerenciamos os riscos. Esse tipo de problema provavelmente já aconteceu várias vezes com pedreiros, arquitetos e outros profissionais que lidam com reformas. Ouvir essas histórias de quem já passou por isso e calcular quanto isso pode custar caso algo dê errado é essencial, não só em grandes projetos, mas até mesmo em uma simples reforma de cozinha. E é sobre isso que vamos falar a seguir.

Identificando os Riscos

O primeiro passo em qualquer processo de gestão de riscos é identificar o que pode dar errado. Depois de identificar os riscos, é importante entender qual a chance de cada um realmente acontecer e o que isso significaria para o seu projeto. Basicamente, estamos tentando prever onde podem surgir problemas e como esses problemas poderiam afetar a reforma.

Na reforma de uma cozinha, alguns dos riscos mais comuns incluem:

1. Estouro de Orçamento: Reformar uma cozinha pode ser caro. Coisas como eletrodomésticos, bancadas e armários podem facilmente ultrapassar o orçamento se não forem bem planejadas.
   
   Imagine que o custo de alguns materiais suba inesperadamente durante a obra. Qual é a chance de isso acontecer? Talvez você já tenha ouvido falar que os preços de certos materiais estão instáveis, então é bom considerar essa possibilidade. Se os custos aumentarem, pode ser que você precise cortar alguma coisa do projeto ou até pedir mais dinheiro emprestado. É como planejar uma festa e descobrir que a comida vai custar mais do que você tinha pensado. Isso pode complicar as coisas.
   
2. Atrasos no Cronograma: A falta de materiais, mudanças de última hora no projeto ou problemas com fornecedores ou profissionais envolvidos na reforma podem atrasar a obra, bagunçando toda a rotina da casa. “E se cada um dos três funcionários envolvidos se ausentar por até 3 dias durante 1 mês de obra, qual o impacto que devemos considerar no cronograma?”
   
   Se um fornecedor ou um profissional atrasar, quanto tempo isso vai adicionar à obra? Por exemplo, se os azulejos não chegarem na data combinada, isso pode atrasar a instalação dos móveis planejados. Isso significa que a obra vai demorar mais para terminar, e a cozinha vai ficar inutilizável por mais tempo. É como se você estivesse esperando uma entrega importante e ela não chega a tempo, bagunçando todo o seu plano.
   
3. Problemas Estruturais: Ao derrubar paredes ou mexer na estrutura, você pode descobrir problemas escondidos, como encanamentos enferrujados ou fiação elétrica antiga, o que pode levar a mais reparos e aumentar os custos. Esses problemas vão impactar só no orçamento ou também no tempo de execução?
   
   Problemas estruturais são aquelas surpresas nada agradáveis que aparecem quando você resolve mexer nas paredes ou na estrutura da casa. Tipo, você derruba uma parede e, de repente, descobre um cano enferrujado ou fios elétricos antigos. Isso não só vai pesar no seu bolso, porque vai precisar de mais grana para consertar, como também vai atrasar toda a obra. Então, além de gastar mais, você ainda vai ter que lidar com a cozinha em reforma por mais tempo. É um golpe duplo: mais custo e mais demora.
   
   
4. Incompatibilidade de Materiais ou Design: Escolhas de design ou materiais que não combinam ou não funcionam bem juntos podem resultar em uma cozinha que não atende às expectativas, seja na aparência ou na funcionalidade.
   
   Escolher materiais ou design que não se combinam pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Imagine gastar tempo e dinheiro, e no final, a cozinha não fica do jeito que você imaginou. As cores não se complementam, os materiais não funcionam bem juntos, e o resultado final é uma cozinha que não é nem bonita nem prática. Isso significa que você pode acabar tendo que gastar ainda mais para corrigir ou ajustar tudo depois. É aquele famoso "barato que sai caro" e pode deixar você frustrado com o resultado
   
   
5. Interrupção da Vida Doméstica: Durante a reforma, a cozinha vai ficar inutilizável, o que pode causar estresse e inconveniência, especialmente se a obra se prolongar mais do que o esperado.
   
   Durante a reforma, sua cozinha vai virar um caos total, sem chance de uso. Isso significa que você vai ter que se virar sem o espaço mais importante da casa por um tempo, o que já é um baita incômodo. E se a obra atrasar, o estresse só aumenta, porque a bagunça vai durar mais do que você planejou. Basicamente, é um teste de paciência que pode deixar todo mundo em casa meio irritado.
   
   
6. Problemas com Licenciamento e Permissões: Dependendo de onde você mora, certas reformas, como mudanças na estrutura ou ampliação de espaços, podem exigir licenças específicas. Não conseguir essas licenças antes de começar a obra pode resultar em multas ou, no pior dos casos, ter que desfazer tudo o que foi feito.
   
   Se você mora em um lugar onde as reformas precisam de licenças, é bom ficar atento. Mexer na estrutura ou ampliar espaços sem essas autorizações pode ser um grande problema. Se você não correr atrás das licenças antes de começar, pode acabar levando multa ou, pior ainda, sendo obrigado a desfazer tudo que já fez. Imagine só ter que voltar à estaca zero por causa de um papel que faltou. É um risco que ninguém quer correr, então, melhor garantir as permissões antes de qualquer martelada.
   
   
7. Desgaste nas Relações: Reformas podem ser estressantes, não só financeiramente, mas emocionalmente. Decisões constantes e surpresas inesperadas podem gerar tensão entre os membros da família, especialmente se houver discordâncias sobre o que é prioridade ou como gastar o dinheiro.
   
   Reformas podem virar uma verdadeira prova de resistência emocional. Além de mexer no bolso, as decisões que precisam ser tomadas a todo momento, junto com aquelas surpresas indesejadas, podem criar um clima tenso em casa. Se o pessoal não concorda sobre o que é mais importante ou como gastar o dinheiro, aí o estresse aumenta ainda mais. As discussões podem surgir, e aquela harmonia familiar acaba indo embora, pelo menos enquanto a obra dura. Então, prepare-se para testar a paciência e a comunicação durante o processo.
   
   
8. Complicações com o Clima: Se a reforma inclui trabalho externo, como a ampliação da cozinha, o clima pode ser um problema. Chuvas inesperadas, por exemplo, podem atrasar a obra ou danificar materiais que não foram bem protegidos.
   
   Quando a reforma envolve trabalho externo, como ampliar a cozinha, o clima pode ser um verdadeiro vilão. Se chover do nada, o projeto pode atrasar, e pior, materiais que não estavam bem protegidos podem acabar danificados. Isso significa mais tempo e mais dinheiro gastos, tudo por conta de uma chuva inesperada. É o tipo de coisa que ninguém controla, mas que pode complicar bastante a vida na obra.
   
   
9. Qualidade dos Materiais: Optar por materiais mais baratos pode acabar gerando problemas de qualidade, que podem aparecer durante ou logo após a conclusão da obra. Isso pode significar mais gastos para substituir ou consertar o que não saiu como planejado.
   
   Escolher materiais mais baratos pode parecer uma boa ideia no começo, mas isso pode te dar dor de cabeça depois. A qualidade inferior pode trazer problemas que aparecem durante ou logo após a reforma, e aí você acaba gastando mais para consertar ou substituir o que não deu certo. O que parecia uma economia pode se transformar em um gasto ainda maior no final das contas. É o famoso "barato que sai caro."
   
   
10. Mudanças de Escopo Durante a Reforma: É comum que, durante a execução da obra, novas ideias ou necessidades apareçam, resultando em mudanças no plano original. Essas mudanças podem aumentar bastante o custo e o tempo de execução se não forem bem controladas.
    
    Durante a obra, é super comum que novas ideias ou necessidades surjam, fazendo você querer mudar o plano original. O problema é que essas mudanças podem acabar aumentando muito o custo e o tempo da reforma, se não forem bem controladas. O que começou como uma ideia simples pode virar uma bola de neve, deixando tudo mais caro e demorado do que você esperava. Então, é importante pensar bem antes de mudar o plano no meio do caminho.

Planejando a Mitigação

Agora que você entende melhor os riscos, é hora de pensar em como lidar com eles caso realmente aconteçam. "Mitigação" é apenas uma palavra chique para falar sobre como reduzir os problemas antes que eles causem grandes estragos. Aqui vão algumas estratégias para os 10 riscos que discutimos:

1. Estouro de Orçamento:

• Mitigação: A melhor maneira de evitar problemas com o orçamento é incluir uma margem extra, algo entre 10% e 20%, para cobrir custos inesperados. Pense nisso como um "dinheiro de emergência" que você só vai usar se algo der errado. Se você não precisar usar, ótimo! Mas se precisar, você estará preparado.
  
  Separar a obra em fases e executar de acordo com as prioridades é um bom caminho para controlar melhor o orçamento e inclusive avaliar a relação de custo-benefício de algumas mudanças, já que as mudanças de maior prioridade geralmente são executadas nas primeiras fases.

2. Atrasos no Cronograma:

• Mitigação: Planeje um cronograma realista, adicionando dias extras para imprevistos. Se algo atrasar, esses dias extras vão te dar uma folga. É como planejar uma viagem com tempo de sobra para paradas inesperadas. Além disso, ter um fornecedor ou material alternativo pode ser útil, caso algo não saia como planejado. Cada fase da obra precisa ter um cronograma acordado com as pessoas que trabalharão diretamente na execução, assim como as pessoas que fazem parte do dia a dia no local afetado pela obra, como sua família.
  
  No caso de mudanças no transcurso da obra, é importante ter uma comunicação direta com todos para avaliação do impacto desta alteração e o que se pode fazer para tentar compensar, quando possível, o atraso em outras atividades, seja adicionando mais recursos, seja diminuindo o escopo do que se estimou inicialmente, quando possível.
  
  Estimar fases para execução da obra faz com que você tenha um cronograma mais fácil de ser acompanhado. Reuniões no início da semana com a equipe de pedreiros ou responsáveis pela obra, com o objetivo de entender o que se pretende completar durante a semana, e avaliar se o que se pretende executar está de acordo com o tempo total de execução da obra é imprescindível para o controle de tempo e custo.
  
  Reuniões ao encerrar a semana também são importantes para avaliar se o que se estimou executar durante a semana foi cumprido de fato, assim como para identificar exceções ou eventos que teremos que gerenciar na semana seguinte.

3. Problemas Estruturais:

• Mitigação: Antes de começar a obra, contrate um profissional para inspecionar a cozinha e identificar possíveis problemas. Isso pode te poupar de surpresas desagradáveis e de custos adicionais. Pense nisso como levar o carro ao mecânico para uma revisão completa antes de uma viagem longa.
  
  Os chamados especialistas no assunto são pessoas imprescindíveis aqui, não apenas para esclarecimentos técnicos, mas também para prever experiências em eventos que, por vezes, não são levados em consideração sobre a possibilidade de ocorrerem. Pedreiros, arquitetos, engenheiros, todas essas pessoas podem apoiar na identificação de riscos em potencial, já que estão no dia a dia executando obras de igual natureza e, também, estão em contato com outras pessoas da mesma área, o que aumenta as chances de saberem sobre eventos possíveis.
  
  Por último, mas não menos importante, os AMIGOS! Sim, pessoas que executaram obras similares possuem uma experiência da perspectiva do cliente. Ou seja, há grandes chances de que você saiba não apenas de históricos positivos ou negativos sobre eventos que ocorreram nas obras em suas casas, como também a possibilidade de economizar na compra de materiais e como eles lidaram com exceções.

4. Incompatibilidade de Materiais ou Design:

• Mitigação: Trabalhe com um designer ou arquiteto para garantir que os materiais e o design se complementem. Isso evita que você acabe com uma cozinha que não atenda às suas expectativas. É como pedir ajuda para alguém que entende de moda antes de escolher um guarda-roupa novo.
  
  Pergunte aos profissionais que estejam trabalhando com você sobre experiências em obras similares. Pergunte se possuem registros de obras executadas que possam servir de modelo. Assim como, se dispõem de simuladores para avaliar o resultado pretendido.

5. Interrupção da Vida Doméstica:

• Mitigação: Planeje uma cozinha temporária em outro espaço da casa, onde você possa preparar refeições simples enquanto a obra acontece. Isso reduz o impacto da reforma na rotina da família. É como montar um acampamento improvisado em casa.
  
  Adicione ao custo da obra os valores das ações para contingenciar o impacto da obra, como a aquisição de uma mesa pequena para compor uma cozinha temporária em um espaço reduzido ou o aluguel de um toldo para uma parte do quintal, para cobrir temporariamente objetos que estarão deslocados até que a cozinha fique pronta.

6. Problemas com Licenciamento e Permissões:

• Mitigação: Verifique com a prefeitura ou com um especialista quais licenças são necessárias antes de começar a obra. Ter tudo isso resolvido de antemão evita multas e problemas legais. Pense nisso como garantir que você tem todos os documentos certos antes de embarcar em uma viagem internacional.
  
  Ler os regimentos do condomínio a fim de validar premissas para novas construções e reformas nos faz evitar dores de cabeça desnecessárias. O mesmo vale para consultorias com arquitetos e engenheiros sobre os requerimentos a nível de alvará para que a obra seja executada em conformidade com a legislação local.

7. Desgaste nas Relações:

• Mitigação: Tenha conversas abertas e frequentes com todos os envolvidos no projeto. Decisões devem ser tomadas em conjunto, e é importante que todos estejam na mesma página para evitar tensões. É como fazer uma reunião de equipe antes de começar um grande projeto no trabalho. Conversas no início e no final da semana durante a execução da obra são muito importantes.
  
  Essas conversas precisam ser com a equipe de execução da sua obra, assim como com as pessoas da sua família, para que todos estejam cientes do progresso da obra, inclusive para apoiar na identificação de possíveis pontos de bloqueio e para que também se sintam responsáveis por ajudar nas soluções.

8. Complicações no Clima:

• Mitigação: Acompanhe as previsões do tempo e planeje as partes externas da obra para épocas de clima mais favorável. Ter uma lona ou proteção extra também pode evitar danos aos materiais. É como levar um guarda-chuva na bolsa, só por precaução. Além disso, estimar a melhor época para realizar a obra é crucial para evitar problemas gerados pela chuva, como atraso por não ser possível retirar telhados em determinadas áreas.
  
  Deve-se também considerar o lugar em que se executará o “back-office”, ou seja, as atividades que são base para outras atividades e que, por vezes, não são tão conhecidas e acompanhadas, como a preparação da massa e do concreto, a organização de tijolos, a seleção de peças para composição de paredes específicas e a organização de peças que compõem móveis.
  
  Ou seja, o lugar para preparação da massa, armazenamento de peças de gesso e materiais que compõem móveis necessita de extrema atenção porque a afetação pelo clima, em caso de um lugar aberto e sem proteção, como um teto, pode impactar atividades-chave de uma obra. Por vezes, é necessário até a construção de uma pequena tenda para execução de algumas atividades que podem ser impactadas pela chuva, por exemplo.

9. Qualidade dos Materiais:

• Mitigação: Invista em materiais de qualidade, mesmo que custem um pouco mais. Isso vai te poupar de problemas e gastos futuros. É como comprar algo um pouco mais caro, mas que você sabe que vai durar muito mais tempo. Entretanto, é possível que alguns profissionais optem por trabalhar com determinados materiais pelo hábito de trabalhar com esse material ou por convênios com fornecedores.
  
  Obter informações de distintas fontes sobre a qualidade de fato do material escolhido e recomendado é de extrema importância, levando em consideração a durabilidade e o custo-benefício ao que você está se propondo a construir. Por vezes, a torneira mais bonita para a cozinha não é a de melhor qualidade, e se você estimar trocas rotineiras a fim de manter a coerência estética do ambiente, não há problema! É tudo uma questão de estratégia. O mesmo não pode ser levado em consideração para componentes que correspondem à segurança do local. Qualidade é imprescindível e não devemos abrir mão.
  
  Por mais simples que pareça, voltando ao exemplo da torneira, optar por um modelo mais bonito e que não tinha a qualidade que eu precisava, me gerou uma quase inundação em casa pelo simples fato da torneira, após instalada, não ter suportado a pressão da água e ter se partido.
  
  Não é um problema comum, levando em consideração o propósito de uma torneira. Entretanto, se o fabricante não garante processos de qualidade rigorosos para seus produtos, é possível sim que existam lotes de produtos defeituosos que gerem esse tipo de problema. Perguntar sobre outras opções de material é importante para fins de validação sobre se a qualidade requerida e a expectativa que se tem sobre a qualidade serão atendidas.

10. Mudanças de Escopo Durante a Reforma:

• Mitigação: Defina claramente o que será feito na obra antes de começar e tente seguir esse plano o máximo possível. Se surgirem novas ideias ou necessidades, avalie se elas são realmente necessárias e como vão impactar o custo e o tempo. É como fazer uma lista de compras e se ater a ela para não gastar demais.
  
  É importante levar em consideração que a execução da obra pode ser realizada em fases. Essa estratégia nos faz ter um melhor planejamento e, inclusive, avaliar melhor a relação custo-benefício das mudanças, já que as mudanças prioritárias geralmente são executadas nas primeiras fases.

Calculando a Reserva de Contingência

A reserva de contingência é um valor que você separa no orçamento para cobrir custos inesperados que podem surgir durante a obra. Esse valor é baseado nos riscos que você já identificou.

Exemplo Prático:

Imagine que você estimou o custo total da reforma da cozinha em R$ 20.000,00. Depois de analisar os riscos, você percebe que há uma chance de 15% de que o custo dos materiais possa aumentar devido à inflação ou atrasos na entrega.

Para calcular a reserva de contingência, você pode usar a seguinte fórmula simples:

Reserva de Contingência = Custo Total Estimado x Percentual de Contingência

Se você decidir que 10% do custo total será suficiente para cobrir os riscos identificados, a reserva de contingência seria:

Reserva de Contingência = R$ 20.000,00 x 10% = R$ 2.000,00

Assim, seu orçamento ajustado seria R$ 22.000,00, com R$ 2.000,00 reservados para contingências.

Calculando a Reserva de Gestão

A reserva de gestão é um dinheiro extra que você guarda para cobrir riscos desconhecidos ou imprevistos que você não conseguiu identificar antes de começar a obra.

Exemplo Prático:

Continuando com o exemplo da reforma da cozinha, digamos que, além dos riscos conhecidos, você queira estar preparado para qualquer surpresa, como a descoberta de danos estruturais escondidos ou a necessidade de substituir a tubulação inteira. Esses são exemplos de riscos que você não previu inicialmente.

Você pode decidir que uma reserva de 5% do custo total estimado será suficiente para a reserva de gestão:

Reserva de Gestão = Custo Total Estimado x Percentual de Gestão

Reserva de Gestão = R$ 20.000,00 x 5% = R$ 1.000,00

Isso aumentaria o orçamento total para R$ 23.000,00, incluindo a reserva de contingência e a reserva de gestão.

Execução e Monitoramento

Durante a execução do projeto, é essencial monitorar constantemente como as coisas estão andando. Verifique regularmente o progresso em relação ao cronograma e ao orçamento. Mantenha uma comunicação aberta com todos os envolvidos para identificar e resolver problemas rapidamente. Por exemplo, se um fornecedor disser que haverá um atraso, você precisa avaliar imediatamente como isso vai impactar o cronograma geral e ajustar as tarefas subsequentes conforme necessário.

Revisão e Lições Aprendidas

Depois que a reforma for concluída, reserve um tempo para revisar o projeto. Quais riscos realmente aconteceram? Como você lidou com eles? O que poderia ter sido feito de maneira diferente? Essa análise pós-projeto vai te fornecer lições valiosas que podem ser aplicadas em futuros projetos, seja em casa ou no trabalho.

Sobre a séria Planejando Tudo!

No mundo dos negócios, o Gerenciamento de Projetos é uma disciplina essencial para garantir que objetivos sejam alcançados de forma eficiente e dentro do prazo. Mas você já parou para pensar que essas mesmas técnicas poderosas podem ser aplicadas nas nossas rotinas diárias? Seja para planejar a compra de um carro, organizar as finanças pessoais, ou até mesmo para lidar com as demandas de uma reforma em casa, os princípios do gerenciamento de projetos podem nos ajudar a tomar melhores decisões, nos preparar melhor para imprevistos e, claro, economizar tempo e dinheiro.

Nesta série, vamos explorar juntos como essas ferramentas e métodos, geralmente reservados ao ambiente corporativo, podem simplificar a vida cotidiana. Cada capítulo trará exemplos práticos e acessíveis de como estruturar nossas atividades diárias com a precisão e a clareza que um bom gerenciamento de projetos oferece. Seja você um profissional da área ou apenas alguém buscando mais organização no dia a dia, esta série vai mostrar como planejar é o primeiro passo para o sucesso, em qualquer escala.

No capítulo de hoje, começamos com uma análise de viabilidade simples: será que vale a pena comprar um carro para alugar? Vamos descobrir juntos!