Em um cenário corporativo onde os problemas muitas vezes surgem inesperadamente, a expressão "apagar incêndios" é uma realidade diária. Em projetos complexos, a gestão de riscos nem sempre é priorizada, e muitos esforços se concentram em resolver problemas à medida que surgem, sem a devida atenção ao planejamento preventivo. No entanto, a implementação de um KPI específico tem o poder de transformar essa cultura, promovendo uma abordagem mais proativa e preventiva para a gestão de riscos.
O Desafio da Cultura de "Apagar Incêndios"
Na maioria das organizações, especialmente em ambientes de projetos, é comum ver equipes lidando com problemas como se fossem incêndios a serem apagados. Essa abordagem reativa é caracterizada pela falta de planejamento e monitoramento contínuo de riscos, resultando em um ciclo constante de crises. Quando a equipe está ocupada apenas resolvendo problemas emergentes, pouco se faz para identificar novos riscos ou monitorar os eventos significativos que podem evoluir para problemas maiores.
A Necessidade de Mudança
Para transformar essa abordagem reativa em uma cultura de prevenção, foi essencial integrar um KPI que não apenas acompanhasse os problemas, mas também seus antecedentes, por exemplo, as atividades que foram realizadas antes que este Risco se materializasse ou o Problema fosse registrado ou atualizado.
Este KPI foi desenhado para assegurar que cada problema registrado tivesse uma referência clara a eventos ( Atividades para evitar que o risco ou evento se convertesse em um problema, ou risco materializado) ou referência a riscos anteriormente registrado. A ideia central era criar um mecanismo que desencadeasse um alerta sempre que um problema fosse registrado sem a devida conexão com eventos (atividades) ou riscos identificados previamente, indicando uma possível falha no processo de gestão de riscos.
Implementação do KPI e Seus Impactos
A implementação do KPI envolveu a integração com o Sistema de Informações de Gerenciamento de Projetos (PMIS), que passou a controlar a vinculação entre problemas e seus antecedentes, ou seja, cada problema registrado passou a exigir referência a atividades realizadas para mitigação do Risco registradas previamente, assim como eventos ou riscos prévios que desencadearam o surgimento do problema .
Caso essa informação não fosse incluída, a referência, o KPI acionava um alerta de não conformidade baseado em um limite máximo definido de problemas sem referências com eventos anteriores (Threshold).
Abaixo é possível ver a tela do Sistema de Gestão de Projetos com uma lista de eventos, atividades e riscos pré-registrados para que seja referenciado ao Problema no momento do registro ou atualização. Em caso que um problema seja registrado ou categorizado sem uma referencia de ação prévia, atividade ou um risco, teremos um gatilho relacionado ao KPI sobre número máximo permitido de Problemas sem referencia de ação ou evento prévio.
Abaixo a demonstração do KPI, em que é possível visualizar a quantidade de problemas sem prévia ação ou fluxo até considerar um risco materializar-se como problema.
Esse mecanismo de controle e monitoramento trouxe mudanças significativas:
- Valorização do Planejamento e Monitoramento: As equipes passaram a dedicar mais atenção ao planejamento de riscos e ao monitoramento contínuo. A conscientização sobre a importância de registrar problemas com suas devidas referências aumentou, levando a um melhor entendimento dos eventos que poderiam evoluir para problemas significativos.
- Prevenção Proativa: O KPI promoveu uma cultura de prevenção, onde as equipes não esperam os problemas se materializarem para agir. Em vez disso, elas começaram a focar em identificar e mitigar riscos desde o início, reduzindo significativamente a incidência de problemas inesperados.
- Melhoria na Performance e Qualidade dos Projetos: A exigência de conformidade com os critérios de registro de problemas forçou as equipes a seguir procedimentos e práticas recomendadas. Isso resultou em uma melhoria notável na performance dos projetos, com menos surpresas e crises, e um aumento na qualidade e previsibilidade dos resultados.
Conclusão
A introdução do KPI transformou a cultura da organização, mudando a maneira como lidamos com os riscos em nossos projetos. De uma abordagem reativa, passamos a adotar uma postura proativa, onde a prevenção e o planejamento são priorizados. Essa mudança não apenas melhorou a eficiência e a performance dos projetos, mas também fortaleceu a capacidade da equipe em gerenciar riscos de forma mais eficaz.
Essa experiência demonstra que, sim, um KPI bem elaborado tem o poder de mudar a cultura de uma empresa, promovendo uma abordagem mais estratégica e sustentável na gestão de riscos. Ao focar em prevenção e planejamento, conseguimos não apenas evitar problemas, mas também criar uma base sólida para o sucesso contínuo de nossos projetos.
